Wanneer je in de zakelijke dienstverlening actief bent, heb je vast al gemerkt dat projectmanagement een steeds groter wordende uitdaging wordt. Voor iedere klant die je binnenhaalt gelden wellicht andere tarieven en is het belangrijk dat je een bepaalde hoeveelheid tijd in de werkzaamheden steekt. Een overzicht houden kan lastiger zijn wanneer je steeds meer nieuwe klanten aantrekt. In deze blog lees je hoe productiviteit en declarabiliteit je zouden kunnen helpen om goed projectmanagement mogelijk te maken. Want wanneer je dat onder controle hebt, kun jij je maximale rendement behalen.
Wat is productiviteit?
De productiviteit van jezelf of je medewerkers bestaat uit het aantal uren wat zij effectief in de opdrachtgever hebben gestoken, vergeleken met het aantal contracturen. Wanneer iemand 36 uur per week werkt en 29 uur per week aan een klant besteed, is de productiviteit 29:36 x 100% = 80%. Dit sommetje kun je op iedereen in dienst loslaten zodat je weet of er productief gewerkt wordt. Een gedegen urenregistratie software is dan wel belangrijk
Wat wordt onder declarabiliteit verstaan?
De declarabiliteit heeft betrekking op de uren die er op de factuur naar de klant worden gezet. Je hebt dan ook nog eens het verschil in declarabele en niet-declarabele uren. De declarabel uren zijn de uren die binnen het budget van de klant vallen. De niet-declarabele uren zijn alle uren die door een medewerker worden gemaakt die 100% productief is. Het is namelijk niet de bedoeling dat alle uren die een productieve medewerker in het project stopt, ook allemaal gefactureerd worden naar de klant. Je kunt de declarabiliteit berekenen door de declarabele uren door de positieve uren te delen in combinatie met een betrouwbare facturatie software.
Hoe zorgen jullie ervoor dat jullie niet te veel uren aan de klant besteden?
Het is belangrijk om afspraken met het team te maken wanneer jullie voor een klant aan de slag gaan. Stel deadlines en maak duidelijk hoeveel uren er aan die klant besteedt kunnen worden. Maak realistische afspraken met de klant en zorg ervoor dat iedereen weet wat er precies moet gebeuren.
Wanneer je erachter komt dat de klus toch meer tijd zal kosten, kun je dit het beste meteen bij de klant aangeven. Bespreek dan welke werkwijze het beste bij hun budget past. Wanneer je de klant altijd op de hoogte houdt, brengt een beetje buiten het budget gaan zelden problemen met zich mee. Je zou er dan ook nog voor kunnen kiezen om de klant een korting op de extra gewerkte uren te bieden.
